La raíz de las reuniones aburridas e improductivas.

La raíz de las reuniones aburridas e improductivas.
Imagina que estás, una vez más, sentado en otra reunión que adormece tu mente y
es una pérdida de tiempo.  Luego, imagina que en vez de pensar en todas las otras
cosas que tienes que hacer cuando, por fin, termine la reunión, te preguntas “¿Cómo
llegamos a esta situación?”
Las malas reuniones no suceden porque sí.  No son una maldición que ha caído
sobre toda la gente que se anima a intentar trabajar en grupos.  La raíz de las
reuniones aburridas e improductivas es que quienes somos responsables de
convocarlas cometemos este error: programamos la sesión y después fallamos al
planear cómo usar el tiempo del grupo.
Éstos son algunos ejemplos de convocar pero no planear una reunión:
•  Citar a una reunión en un día y hora pre-establecido sin cuestionar la
necesidad o el propósito de reunir al grupo.
•  Invitar a las mismas personas a cada reunión, sin importar los temas de la
agenda.
•  Hacer una “lista de mandados” de temas y decir que es una agenda.
•  No compartir ni siquiera esta lista desorganizada con los participantes antes
de la reunión.
•  No considerar si los temas de la agenda son relevantes para todos los
incluidos en la lista de invitados.
•  No asignar límites de tiempo específicos para cada ítem de la agenda.
•  No definir un resultado esperado para cada ítem de la agenda.
Estas prácticas comunes hacen que las reuniones resulten aburridas, inútiles, y un
desperdicio colosal de tiempo y recursos.  Entonces, ¿por qué están tan extendidas?
Una respuesta típica del convocante abrumado de trabajo es, “No tengo tiempo de
planificar reuniones.  Lo mejor que puedo hacer es reunir al grupo y esperar que
podamos resolver las cosas en el transcurso de la reunión.”
Como convocante de reuniones, reconozco que la presión del tiempo es una
verdadera limitación.  También sospecho que muchos de estos colegas inteligentes y
con buena voluntad fracasan en organizar reuniones efectivas porque no saben
cómo hacerlo.
Nadie les enseñó que las reuniones productivas deben incluir planificación efectiva
en cuanto a cómo se va a usar el tiempo del grupo.  Los convocantes no han recibido
las herramientas que necesitan para poder:
•  Definir el propósito de cada reunión
Curso: Claves para la planificación
•  Invitar solamente a quienes pueden hacer contribuciones útiles a la
conversación
•  Priorizar los temas a discutir
•  Diseñar procesos que darán a todos los presentes la satisfacción de haber
contribuido a un resultado útil
•  Hacer que los demás miembros del equipo participen en el proceso de
planificación
Las competencias básicas para reuniones son una parte esencial del desarrollo
profesional.  Cualquier persona que necesita comunicarse y colaborar con otras
debe saber cómo planificar y facilitar reuniones que sean inspiradoras y conduzcan
a la acción efectiva.  Afortunadamente, estas competencias se pueden aprender.  Y
yo estoy lista para ayudar.
El tiempo invertido en planificar reuniones puede tener la recompensa de reuniones
más breves y productivas, mayor satisfacción de los participantes – y quizás ¡hasta
menos reuniones!


Fuente IIFAC Instituto Internacional de facilitación y cambio.

Saludos Angel Agrazal de Capacitaciones y servicios empresariales.